Privacyverklaring iO bv
Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van jouw persoonsgegevens als onderdeel van onze service aan jou als klant, sollicitant en andere betrokkenen. Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door iO bv, hierna iO, als Verwerkingsverantwoordelijke. iO heeft haar maatschappelijke zetel te Kleine Markt 7-9 b. 25 2000 Antwerpen met ondernemingsnummer BE 0440.351.096.
iO neemt jouw privacy ernstig. Met deze Privacyverklaring willen we je dan ook zo duidelijk mogelijk informeren over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze Privacyverklaring is geheel in overeenstemming met de normen van de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de GDPR (General Data Protection Regulation).
Concreter zal iO de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor welbepaalde doeleinden. Wij zullen het nodige doen om nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk te vragen of om deze persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren. Tot slot neemt iO de technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging van persoonsgegevens waarborgen. Voorlopig heeft iO nog geen DPO. Volgens de huidige GDPR-regelgeving is dit ook niet nodig, gezien de grootte van ons bedrijf en de beperkte mate waarin wij persoonsgegevens verwerken.
Deze Privacyverklaring is versie één en was laatst bijgewerkt op 30/04/2020.
iO is specialist in sign supplies, een groothandel in componenten voor (licht-) reclame en visuele communicatie. iO levert innovatieve producten van hoge kwaliteit aan de signprofessional.
In die context komen wij in contact met persoonsgegevens, zowel van onze eigen klanten als van onze leveranciers. iO is verantwoordelijk voor deze gegevens en om daarmee om te gaan op een manier die overeenkomt met de geldende wettelijke eisen.
Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijke persoon (hierna afgekort ook ‘gegevens’). De gegevens kunnen op verschillende manieren worden ingezameld, met name wanneer:
iO kan jouw gegevens rechtstreeks inzamelen of via derden verkrijgen voor zover je hiertoe jouw toestemming hebt gegeven. Wij verwerken jouw identificatiegegevens om te communiceren via e-mail, via het contactformulier op de website, bij het versturen van onze nieuwsbrief, bij het verwerken van bestellingen, voor facturatiedoeleinden en wanneer we telefonisch contact hebben.
Als je klant bij ons bent of in de aanloop naar een mogelijke samenwerking, slaan we jouw contact- en facturatiegegevens op in onze CRM en facturatiesoftware. Bij het aanmaken van jou als contact in dit datasysteem noteren we:
Wanneer je bij ons solliciteert voor een vaste betrekking of een stage, verwerken we in ons datasysteem:
Wanneer je naar onze website surft, houden wij alleen persoonsgegevens bij die automatisch zijn verzameld door gebruik te maken van de website, zoals IP-adres, type browser en besturingssysteem, het aantal keren dat je de website hebt bezocht en de pagina’s die je hebt bezocht. Deze persoonsgegevens worden verkregen door het gebruik van cookies. iO zal deze gegevens alleen gebruiken voor statistische en prestatiedoeleinden op globaal niveau. Meer info over ons cookieverklaring vind je ietsje verder terug in deze verklaring.
Daarnaast, wanneer je het contactformulier op onze website invult, verwerken we jouw identificatiegegevens enkel met het doel om jouw bericht te kunnen behandelen:
Wanneer je bij ons leverancier of freelancer bent, verwerken we in ons datasysteem:
Wanneer je klant bij ons bent en/of je inschrijft op onze nieuwsbrief, slaan we jouw e-mailadres en naam op. Dit hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen versturen.
iO waakt erover dat zij enkel de gegevens verzamelen en verwerken die toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Om te kunnen communiceren in het kader van een professionele relatie, verwerken we persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
iO verzamelt deze gegevens om haar administratieve verplichtingen na te komen aangaande aan- en verkoopfacturatie of om onze wettelijk verplichte boekhouding te voeren.
Ook komen wij onze contractuele verplichtingen naar onze klanten na om projecten, bestellingen, offertes, etc. tot een goed einde te brengen.
In het kader van werving & selectie verzamelen we gegevens van mensen die, al dan niet spontaan, bij ons solliciteren. Dit kan via een antwoord op onze vacatures op onze website of social media, e-mails of andere duidelijke acties waarbij een sollicitant aangeeft interesse te hebben om te solliciteren.
Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om je vrijblijvend een feedbackformulier door te sturen. Dit enkel en alleen om onze dienstverlening te kunnen optimaliseren door middel van het aftoetsen van de tevredenheid van onze klanten.
Tevens voor het versturen van onze nieuwsbrieven beroepen we ons op, naast toestemming, gerechtvaardigd belang. Dit aangezien de inhoud van deze nieuwsbrief betrekking heeft op onze core business en onze dagelijkse werking, waarbij onze klanten baat bij hebben hierover te worden geïnformeerd.
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is in functie van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Ook moet er rekening gehouden worden met wettelijke bewaartermijnen. De bewaartermijn kan in die optiek, afhankelijk van het doeleinde, verschillen.
iO zal in geen enkel geval de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.
Zo draait ons e-mailsysteem extern omdat een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is meer garanties kan bieden omtrent veiligheid dan dat wij dat zelf zouden kunnen.
Om te zorgen dat onze facturen, feedbackformulieren, offertes, bestellingen, e.d. correct aankomen, staan jouw identificatiegegevens in een extern gehoste applicatie. Hetzelfde geldt voor het versturen van onze nieuwsbrieven.
Verder hebben wij in uitzonderlijke gevallen de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties, zoals bv. bij fiscale verplichtingen of betreffende een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Concreet betekent dit dat we dus geen persoonsgegevens geven aan partijen die deze gegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. We maken daarnaast wel gebruik van een aantal verwerkers, wat betekent dat het om partijen gaan die jouw gegevens enkel mogen verwerken voor doeleinden die wij bepalen. Op die manier maken we gebruik van leveranciers/freelancers zoals onder andere ICT bedrijven, organisaties die juridische bijstand en administratieve ondersteuning leveren, het sociaal secretariaat, een externe copywriter, ...
Op de website www.io-sign.be van iO maken we (beperkt) gebruik van cookies.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een website wordt gegenereerd en door jouw internet wordt opgeslagen in de browser. Het doel is om informatie over jou te onthouden. Cookies maken het mogelijk voor een website om je browser te herkennen en om snel en eenvoudig te surfen op een website. Deze cookies bevatten dus informatie, bv. de taalvoorkeur, zodat deze informatie niet telkens opnieuw ingegeven dient te worden bij een nieuw bezoek aan de website. Sommige cookies zorgen er dan weer voor dat een website grafisch netjes verschijnt, andere dat een websiteapplicatie correct werkt. Als je niet wil dat een website cookies op jouw computer plaatst, kan je jouw browser zo instellen.
Als je cookies wenst te blokkeren, kan je dit steeds doen via jouw browserinstellingen. Wij verwijzen je hiervoor graag door naar de helppagina van jouw specifieke browser:
Houd er rekening mee dat bepaalde grafische elementen door het uitschakelen van cookies mogelijk niet zo duidelijk zijn, of dat het onmogelijk is om bepaalde applicaties te gebruiken.
iO doet alles wat nodig is om de website vlot te laten verlopen, wat betekent dat sommige elementen van de website het gebruik van cookies vereisen. Bepaalde cookies worden gebruikt om er zeker van te zijn dat de website optimaal kan functioneren. Voor het gebruik van deze cookies, heeft iO een gerechtvaardigd belang.
De volgende tabel laat zien welke cookies welke persoonlijke gegevens verwerken en voor welke doeleinden. De tabel bevat ook informatie over de bewaarperiode van de gegevens en op welke basis de verantwoording van de verwerkingsactiviteit is gebaseerd (rechtmatigheid van verwerking):
|
Naam |
Categorie |
Bewaartermijn |
Doel - Reden |
|
__cfduid |
Noodzakelijk |
29 dagen |
Gebruikt door het content network, Cloudflare, om vertrouwd webverkeer te identificeren. |
|
SESS# |
Noodzakelijk |
1 dag |
Behoudt gebruikers statussen bij paginabezoeken. |
|
_ga |
Statistisch |
2 jaar |
Wordt gebruikt door Google Analytics om gebruikers te onderscheiden |
|
_gat |
Statistisch |
1 dag |
Wordt gebruikt door Google Analytics om verzoek snelheid te vertragen. |
|
_gid |
Statistisch |
1 dag |
Registreert een unieke ID die wordt gebruikt om statistische gegevens te genereren over hoe de bezoeker de website gebruikt. |
|
collect |
Statistisch |
Sessie |
Gebruikt om gegevens naar Google Analytics te verzenden over het apparaat en het gedrag van de bezoeker. Traceert de bezoeker op verschillende apparaten en marketingkanalen. |
|
r/collect |
Marketing |
Sessie |
Deze cookie wordt gebruikt om gegevens naar Google Analytics te sturen over het apparaat en het gedrag van de bezoeker. Het volgt de bezoeker op verschillende apparaten en marketingkanalen. |
In overeenstemming met de General Data Protection Regulation van 26 april 2016 (GDPR), beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarin voorziet de informatie in dit deeltje. Alle aanvragen tot uitoefening van deze rechten van de betrokkene kunnen gestuurd worden naar [email protected].
Hieronder vatten we alle relevante rechten nog eens samen.
Betrokkenen beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage). Eventueel onjuiste of onvolledige gegevens kan je laten wijzigen/aanvullen of verwijderen (rectificatie), of vragen om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening of zelf te ontvangen in een universeel leesbaar formaat (overdraagbaarheid).
Je hebt ten allen tijde het recht om jouw gegeven toestemming in te trekken.
In het geval van jouw inschrijving op onze nieuwsbrief, kan je ook uitschrijven via een link die je terugvindt in elke nieuwsbriefmail.
Betrokkenen hebben altijd het recht om hun gegevens te laten verwijderen uit onze databases als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze Privacyverklaring of als je jouw toestemming voor de verwerking intrekt.
Let op: dit recht is niet altijd van toepassing. In sommige gevallen is het niet mogelijk om jouw gegevens te verwijderen, maar dit zullen wij duidelijk aangeven.
Wanneer je vindt dat wij jouw persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken, kan je bezwaar aantekenen tegen deze verwerking. Dit bijvoorbeeld in het kader van nieuwsbrieven, marketing, of andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in de context van onze professionele relatie.
Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit in België:
iO heeft het recht om deze Privacyverklaring te wijzigen. Iedere aanpassing zal op onze website gepubliceerd worden. Bij wijzigingen is de nieuwe versie van de Privacyverklaring van kracht na datum van publicatie. Wanneer we wijzigingen doen in onze verklaring, zullen we de datum en het versienummer van de ‘laatste update’ van onze Privacyverklaring aanpassen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin moedigen we aan om regelmatig onze Privacyverklaring te lezen.
Thanks to @forestcompany.be